Управленческий учет в бизнесе – один из важных инструментов, необходимых для роста компании, он делает все процессы прозрачными и помогает масштабироваться. О том, чем полезен управленческий учет, как его внедрить, и какие способы постановки целей нужны для высокого дохода, в рамках вебинара рассказала эксперт и тьютор программ центров «Мой бизнес» и «Деловая среда», со-основатель и директор консалтинговой компании «Правила финансов» Ирина Кокшарова.
Как подчеркнула специалист, при отсутствии отчетности у предпринимателей нет инструментов и данных для принятия управленческих решений, возрастают риски неверных выводов, растут кассовые разрывы, закредитованность. В итоге компания неустойчива к изменениям и не знает, как расти.
«Компании, которые внедряют управленческий учет, всегда растут без потрясений. У них растет выручка и прибыль, они формируют резервы, кризисы им не страшны», — отмечает эксперт.
Цели, система и факты
Управленческий учет (УУ) — постоянная система, в основе которой постановка целей. Прежде, чем поставить цель на следующий год, предприниматель должен понять, сколько он заработал в прошлом году и за счет чего достиг прибыли.
«Если вы не вели УУ — Вам нужно собрать факт предыдущего года. Если даже вы его вели, то нужно проверить, делали ли вы это правильно. Проанализировав свои сильные и слабые стороны, можно поставить новую цель. Ставить цель нужно от прибыли», — советует Ирина Кокшарова.
Для постановки и достижения целей специалист советует воспользоваться следующей схемой:
1. Соберите факты о финансах, доходах и расходах вашего предприятия;
2. На основании полученных фактов поставьте цель;
3. Сделайте финансовое моделирование достижения цели: определите доходы и расходы;
4. Составьте план для всех сотрудников и подразделений;
5. Желательно внедрить систему мотивации KPI;
6. Следуя плану, исполняйте его;
7. Контролируйте исполнение;
8. Сравните фактические результаты с планом;
9. Проанализируйте, что получилось, а что нет.
После всех пройденных этапов, эксперт советует циклично их повторять, не останавливаясь на одной достигнутой цели. Также она отметила, что важно ставить цели по SMART сверху-вниз от собственников и топ-менеджеров до работников.
Если целевой план оказался провальным, то Ирина Кокшарова советует обратить внимание на то, были ли цели четкими и достижимыми, приняли ли их сотрудники, контролировался ли процесс и был ли анализ результатов. Предпринимателям следует проверить, есть ли у всех звеньев предприятия мотивация к достижению поставленной цели.
«Любой сотрудник, даже уборщица, зайдя в здание, генерируют либо доход, либо расход, и тем самым влияют на финансовый результат. Все вместе сотрудники, как единые части целого, генерируют прибыль. Управленческий учет — инструмент планирования и достижения прибыли организации. Бизнес должен быть прибыльным, а результаты предсказуемыми», — говорит эксперт.
Ирина Кокшарова выделила следующие этапы управленческого учета:
1. Разработка финансовой структуры — выделение направлений деятельности и бизнес-единиц;
2. Разработка итоговых бюджетов БДР (бюджет доходов и расходов), БДДС (бюджет движения денежных средств) и бюджета баланса;
3. Разработка вспомогательных бюджетов;
4. Сбор фактов за предыдущие периоды и их анализ;
5. Постановка финансовых целей следующего периода;
6. Разработка плановых бюджетов;
7. Назначение ответственных за достижение;
8. Описание правил и регламентов;
9. Постоянный контроль план-факторных отклонений, анализ причин, формирование управленческого воздействия.
Дополнительными пунктами эксперт обозначила внедрение KPI, автоматизацию и создание дашбордов.
«Внедрение этих шагов позволяет, во-первых, достичь ваших целей с вероятностью 90–100%, во-вторых, увеличить прибыль в несколько раз. Если предприятие и так прибыльно, то внедрение четкого учета и планирования обязательно улучшит ваш финансовый результат», — заявила эксперт.
Отдельно она заострила внимание на разработке финансовой структуры, бюджетных отчетах и зонах ответственности всего коллектива.
Разработка финансовой структуры
По словам спикера, основа финансовой структуры — контроль финансовых результатов. Он должен осуществляться за направлениями деятельности, отдельными розничными точками, видами продукции, каналами продаж, проектам, также должны учитываться типы клиентов и регионы.
«Финансовая структура компании помогает распределить ответственность за результат. В нее входят гендиректор, коммерческий и исполнительный директора, а также руководители, отделы продаж и отделы закупок каждого отдельного бизнеса», — рассказала специалист.
Разработка итоговых бюджетов БДР, БДДС и Баланс
Как отметила Ирина Кокшарова, на главные вопросы предпринимателей «Сколько я заработал?», «Хватит ли денег рассчитаться по обязательствам?» и «Где деньги?» позволяют ответить три документа. Это бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС) и Баланс.
БДР
Бюджет доходов и расходов, по мнению Ирины Кокшаровой, является самым важным. Он показывает, прибылен ли бизнес, демонстрирует бизнес-модель и отражает суть деятельности. Эксперт рекомендует делать данный отчет раздельно по направлениям деятельности.
БДР помогает понять, какая группа товаров больше всего приносит доходов, какая максимальная и минимальная рентабельность, какая группа (направление) приносит больше всего маржи и как вся финансовая картина изменяется в течение года, от чего лучше отказаться.
«Очень часто, когда мы выделяем доходы и расходы по направлениям, мы можем увидеть, кто локомотив, а кто тащит вниз. Очень важно научить собирать эти отчеты по каждому направлению отдельно. Можно увидеть, какая группа товаров приносит большее количество расходов», — отмечает специалист.
В этом отчете, добавила Ирина Кокшарова, стоит обратить внимание на чистую прибыль (должна быть нарастающим итогом с начала года больше нуля) и рентабельность (идеал — 30%).
БДДС
Бюджет движения денежных средств помогает увидеть причины возникновения кассовых разрывов, чистый денежный поток и остатки по периодам. Он позволяет понять, какая доля общей маржи тратится на косвенные расходы, определить доли косвенных расходов в общей структуре, проанализировать общую прибыль и рентабельность компании, сравнить финансы с целевыми, среднеотраслевыми и конкурентными, и то, как все изменяется в течение года, от каких расходов можно отказаться и как увеличить выручку.
Здесь эксперт советует обратить внимание на чистый денежный поток по основной деятельности, он должен быть больше 0.
Баланс
Управленческий баланс, как отметила эксперт, является одним из самых главных финансовых отчетов для собственника и руководителя. Баланс позволяет понять, сколько денег в бизнесе, в каких они активах, кому принадлежит бизнес — собственнику или кредиторам. Также в нем наблюдается соотношение собственных и заемных средств, и то, растет ли бизнес.
Данный отчет делится на активы и пассивы, в которых отслеживаются оборотные активы, собственный капитал и заемный капитал.
По мнению Ирины Кокшаровой, итог баланса должен расти при сравнении данных с начала года и на текущий момент.
«Иначе продажи падают. Еще оцените долю собственного капитала, он должен быть не менее 30%, а лучше, когда больше 50%», — сказала специалист.
Эксперт также дала советы по ведению отчетов:
1. Все бюджеты (БДР, БДДС, Баланс) следует собирать помесячно за весь год;
2. Обязательно добавлять колонки «Итого»;
3. Полезно добавлять для сравнения данные прошлых лет;
4. Следует вывести колонку «Среднее значение» для среднемесячного значения всех показателей;
5. Все три бюджета собрать в одном файле;
6. Для удобства делать по всем отчетам анализ, выводы и рекомендации в письменном виде.
Ирина Кокшарова выделила 1C, Exel, Google-таблицы и облачные сервисы как удобные для ведения БДР, БДДС и Баланса.
Распределение ответственности и мотивация
«Важно вовлекать сотрудников в процесс планирования и достижения цели. Собственник сам не может никак целей достичь, он завязан на своих сотрудниках. В идеале, чтобы сотрудники составили план сами для себя, как они будут достигать цели», — сказала Ирина Кокшарова.
Она представила механизм встречного планирования, который включает в себя пункты от разработки целей собственниками компании до сбора основного файла стратегии по компании в целом и направлениям деятельности. Ответственность за выполнение всех пунктов плана, по мнению эксперта, полезно распределить между сотрудниками так, чтобы это было в их зоне деятельности.
«За доходы может отвечать отдел продаж, за затраты — отдел закупок и обслуживающее подразделение, а за прибыль — руководитель или собственник компании», — сказала тьютор программ центров «Мой бизнес» и «Деловая среда».
Для мотивации сотрудников Ирина Кокшарова предлагает использовать систему KPI с выплатой премий по результатам достигнутых целей.
«Мировая практика показывает, что внедрение данной системы увеличивает прибыль компании на 10–30%, поскольку ориентирует сотрудников на результат, повышая мотивацию и лояльность персонала, а также увеличивает процент достижения целей до 90–100%», — сказала эксперт.
Чтобы планы руководителей принимали в коллективе, финансовый директор советует формировать корпоративную культуру, внедрять систему мотивации, формулировать ценность компании для сотрудников. В то же время планы должны быть амбициозными, но достижимыми.
Схема введения управленческого учета в бизнес
Перед внедрением управленческого учета в бизнес предпринимателю стоит понимать, по какой схеме он будет его вводить. Ирина Кокшарова обозначила два возможных варианта:
1. Введение УУ одним человеком или отделом: так проще и быстрее считать и планировать, без дополнительных объяснений. Однако сотрудники могут не принять планы и ответственность, а также уменьшается процент достижения цели;
2. Финансисты и руководитель являются организаторами введения управленческого учета, но в планировании участвуют все руководители: это позволяет сотрудникам легче принять планы и в этом случае выше процент достижение цели. При этом потребуется больше ресурса времени на обучение.
Эксперт отметила, что оптимальный срок внедрения управленческого учета на предприятии составляет 3 месяца. При особом стремлении этот срок может уменьшиться, а если потребуются дополнительные процедуры, то времени на ввод управленческого учета потребуется больше.
«Выполнение всех этих этапов приведет к росту прибыли, увеличению капитала компании, повышению стабильности и управляемости», — заключила Ирина Кокшарова.