Ключевые показатели эффективность (KPI) – это система метрик, которые помогают оценить работу сотрудников и достижение компанией своих целей. Как с помощью KPI повысить производительность, улучшить качество труда и услуг на вебинаре от центра поддержки предпринимателей «Мой бизнес» рассказала бизнес-практик, эксперт по постановке и внедрению управленческого учета и финансового планирования с нуля Ирина Кокшарова.
Как отметила эксперт, изначально считалась, что введение системы KPI должны осуществлять HR-специалисты. Однако, по мнению Ирины Кокшаровой, не каждый из них обладает достаточными знаниями о стратегических целях бизнеса и финансовых показателях, а также не всегда может корректно интегрировать данную систему, чтобы она способствовала успеху компании.
Поэтому, считает эксперт, если KPI-систему внедряет собственник бизнеса или финансовый директор, это является дополнительным фактором для удачной реализации.
«Прежде чем приступать к внедрению KPI, необходимо разобраться, что такое управленческий учет. Так как любой бизнес должен иметь четко поставленную цель. Когда она определена, можно разобрать и план ее достижения», — рассказала Ирина Кокшарова.
По мнению эксперта, для начала стоит понять, на каком этапе находится бизнес сейчас, чтобы определить направление движения. В этом поможет оцифровка, учитывающая все имеющиеся показатели. Это позволит получить подробную информацию о текущей ситуации компании.
После этого, рассказала Ирина Кокшарова, приходит понимание, как достичь бизнесу поставленной цели и мотивировать сотрудников. В этой ситуации система KPI является дополнительным инструментом управленческого учета.
Для чего нужна система KPI
KPI-система, отмечает эксперт, позволяет платить не за проведенное на работе время, а за результат. Использование KPI важно, поскольку статистика свидетельствует о том, что даже топ-менеджеры нуждаются в постановке целей и задач. Так, 88% сотрудников считают, что для них это необходимо, 5% работают хорошо всегда, а 7% показывают низкие результаты.
Для чего KPI компаниям
KPI предоставляют возможность определить заработную плату сотрудников в зависимости от их вклада в компанию. Это способствует мотивации, а также достижению финансовых и других бизнес-целей.
Для чего KPI сотрудникам
• Сотрудникам нужны мотивация и контроль, оценка их деятельности;
• KPI дает возможность влиять на сумму заработной платы – заработать больше, делая больше;
• KPI дает ощущение причастности сотрудника к общему результату компании;
• Внедрение системы KPI увеличивает процент достижения целей до 90-95%, а в некоторых случаях до 100%.
Этапы разработки KPI
• Определить порядок разработки – кто кому, в какой последовательности;
• Определить периодичность мотивации;
• Разделить зарплату на постоянную и переменную часть;
• Определить количество показателей переменной части;
• Определить сами показатели KPI, а также индивидуальные и коллективные показатели;
• Распределить данные показатели по весам и установить границы;
• Определить плановые значения показателей и установить порог значения KPI;
• Установление ответственных и сроки за отчет и согласование;
• Обучение персонала.
Ирина Кокшарова считает, что KPI можно сформировать абсолютно для любого сотрудника. Рекомендуется по всей компании вводить данную систему поэтапно, начиная с отдела продаж и руководителей компании.
Важность KPI
Эксперт обращает внимание, что система KPI особенно важна для продающих отделов. Например, топ-менеджерам, маркетологам, сотрудникам сервисных подразделений – закупки, логистика, а также обеспечивающим подразделениям (ИТ, АХЧ, бух/фин, юристы).
По словам Ирины Кокшаровой, периодичность мотивации может быть годовая, полугодовая, квартальная и ежемесячная.
«Годовые и полугодовые KPI применяются в основном для топ-менеджеров компании, которые связаны контрактами и итоговыми результатами. Также полугодовые и квартальные подойдут для руководителей отдела продаж и сотрудников, а ежемесячное премирование рекомендуется для всех остальных сотрудников», — поделилась эксперт.
Она добавила, что показатели KPI должны быть конкретные, измеримые, достижимые, значимые и ограниченные во времени. Если все сходится, то данную систему можно использовать на практике.
Выбор KPI и установка целевых значений
По мнению Ирины Кокшаровой, надо описать какие KPI могут быть для той или иной должности, а также, что необходимо улучшить сотрудникам.
• Опишите финансовые цели для данной должности;
• Опишите проблемные, узкие места данной должности, что нужно улучшить (скорость доставки или ответа службы поддержки, удовлетворенность клиентов и т.п.);
• Проведение анкетирования сотрудников;
• Проранжируйте KPI по степени важности;
• Выберите KPI с максимальным количеством баллов;
• Исключите сложные, нерелевантные KPI, которые трудоемко считать.
Эксперт подчеркивает, что KPI-система не должна быть чрезмерно высокой, но и легко достижимой. Установка мотивации лучше всего определяется методом аналитики, проб и ошибок.
«Устанавливайте верхние и нижние границы. Например, обозначьте, что сотрудник получит премию уже от 50% сделанной работы, но если показатель ниже этого результата, выплат не будет. Кроме того, вы должны понимать какими способами сотрудники могут переиграть систему. Обычно слишком высокий результат – это чудо, или ошибка планирования», — заключила Ирина Кокшарова.