Применение электронного документооборота — это огромный шаг в цифровизации, экономящий время на формировании документов на бумаге, поиске нужного документа. Плюс это и экономия средств — нет необходимости в печатной копии. Юридическая сила документа, созданного в электронном виде и заверенного электронной подписью, равна юридической силе бумажного документа, подписанного от руки.
До появления специальных сервисов и программных продуктов одним из примеров ЭДО служила электронная почта. Но она эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными.
Появление же специализированных ресурсов, обеспечивающих электронный документооборот между контрагентами, повышает требования к информационной безопасности компании: появляются вопросы разделения доступа к электронным документам, обеспечения сохранности и резервирования электронного архива.
Сопровождая компании, мы видим, какие вопросы чаще всего беспокоят предпринимателей и их специалистов. И самый популярный — вопрос предоставления в налоговые органы документов, которые участвуют в ЭДО.
Форматы документов, которые разрешено представлять в налоговую службу в электронном виде, утверждены приказами ФНС России от 21.03.2012г. № ММВ-7-6/172@ и от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@. Круг этих документов ограничен счетами-фактурами, товарными накладными и актами приемки-сдачи работ (услуг). Электронные документы, составленные по требованиям ФНС в формате xml-файлов, представляются в налоговую электронно. Их распечатывать на бумаге не нужно.
Согласно Письму Минфина России от 06.11.2020 № 03-03-06/1/96737 акт оказанных услуг (акт выполненных работ), оформленный в электронном виде, признается в качестве первичного учетного документа для целей бухгалтерского и налогового учета при соответствии требованиям Закона о бухучете и Федеральному закону от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Обращаю внимание, что первичный документ в электронной форме, оформляющий приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг), должен содержать файл обмена информации исполнителя, подписанный электронной подписью со стороны передающего субъекта, и файл обмена информации заказчика, подписанный электронной подписью со стороны принимающего субъекта.
По вопросу юридической значимости документов, которые отправляются по ЭДО в формате pdf, необходимо учитывать следующее.
Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
То есть акты, которые мы отправляем контрагентам по ЭДО, подписанные ЭЦП, являются юридически значимыми, т.к. в законе не установлено требование о необходимости составления акта только на бумажном носителе.
Документы, которые участвуют в ЭДО между налоговыми органами и налогоплательщиками, могут быть формализованными и неформализованными.
Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства.
Сегодня формализованы:
— счет-фактура — для него действует обязательный формат (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.2020);
— УПД — также обязательный формат (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.2020);
— корректировочные счет-фактура и УПД — обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/189@);
— акт приемки работ — налоговая служба разработала для него форматы, но не обязательные (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155 действовал до 01.01.20, Приказ ФНС № ММВ-7-10/552);
— документ о передаче товаров (ТОРГ-12) — форматы рекомендованы, но не обязательны (Приказ ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820, Приказ ФНС № ММВ-7-15/155, действовал до 01.01.20, Приказ ФНС № ММВ-7-10/551@).
— акт приемки и расхождений — Приказ ФНС РФ от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423.
Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС.
К первичной документации, например к актам и ТОРГ-12, нет законодательного требования по соответствию форматам ФНС. Их можно создавать и передавать:
— в установленном приказом ФНС актуальном формате;
— в собственном формате, который разработала организация, или другом удобном виде.
Во втором и третьем нужно помнить о том, что ФНС, вероятнее всего, запросит заверенные сканы документов. В любом случае при наличии КЭП и всех обязательных реквизитов они юридически значимы.
Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.
При всем удобстве и видимых плюсах ведения электронного документооборота, сопровождая компании, ведя собственную бухгалтерию, а также основываясь на успешных кейсах сопровождения налоговых проверок, я все-таки считаю своим долгом обратить ваше внимание на два момента.
Первое: для исключения риска взаимодействия с контрагентом надежнее подписывать документы лично с руководителем. Это помогает исключить риск, и при необходимости вы всегда можете пояснить, что лично видели руководителя вашего контрагента.
Второе: подписание документов на бумажном носителе может быть дополнительным аргументом по обоснованию правомерности выбора контрагента в части проявления должной осмотрительности.