Работодателям, готовым предложить сотрудникам удаленную занятость, гораздо легче привлечь кандидатов. Рассказываем, как юридически грамотно оформить трудоустройство удаленного специалиста.
Какой бывает удаленная работа
Для признания занятости удаленной важно соблюдение двух условий: выполнение обязанностей вне офиса организации и взаимодействие с руководством посредством интернета.
Удаленная работа и дистанционная деятельность — один и тот же формат трудовой активности. В то же время надомные сотрудники отличаются от дистанционных тем, что согласно законодательству, выполняют работу дома, используя предоставляемые работодателем материалы и оборудование.
В Трудовом кодексе прописано 4 вида удаленной работы:
- Полностью удаленная занятость. Работник постоянно исполняет должностные обязанности вне стен офиса компании на протяжении всего срока действия трудового контракта.
- Временная удаленная занятость. Трудовая активность осуществляется вне помещения работодателя временно, срок которой ограничен шестью месяцами.
- Гибридная удаленная занятость. Часть рабочего времени сотрудник проводит дома, а оставшуюся часть — непосредственно в офисе предприятия.
- Специальная временная удаленная занятость по инициативе руководства. Данный формат применяется в исключительных ситуациях, таких как пандемия в 2020 году. Законодательством предусмотрено право работодателей вводить такую форму без согласия сотрудников, а ее продолжительность определяется моментом нормализации обстановки.
Договор с новым сотрудником на расстоянии
При приеме нового сотрудника компания или индивидуальный предприниматель обязаны обеспечить подписание трудового договора и ознакомление с внутренними правилами и положениями компании. Помимо этого, от кандидата потребуется предоставление копий необходимых документов для официального устройства на работу.
Какие документы должен предоставить сотрудник:
- паспорт;
- СНИЛС;
- диплом (по желанию работодателя);
- военный билет (мужчинам);
- бумажную или электронную трудовую книжку;
- справку об отсутствии судимости (обязательна для ряда профессий — например, для учителей).
Существует три основных способа передачи документов: личное вручение, отправка почтой и передача через интернет.
Копии нужных документов сотрудник отправляет по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Потом он получает от работодателя два экземпляра трудового договора, должностную инструкцию, приказы о приеме и внутренние правила фирмы. Подписанные бумаги сотрудник снова отправляет назад работодателю.
Через интернет обмен документами удобнее, однако здесь понадобится электронная цифровая подпись (ЭЦП) и специализированная система для электронного кадрового документооборота (КЭДО).
Сначала сотрудник загружает и подписывает свои копии документов через систему КЭДО, а затем работодатель отправляет свои документы, включая трудовой договор. Новый сотрудник также обязан подтвердить получение пакета документов своей электронной цифровой подписью.
Работодатель должен отправить сотруднику на подпись:
- трудовой договор в двух экземплярах;
- должностную инструкцию;
- приказы о приеме на работу;
- локальные акты.
Что включить в трудовой договор с удаленным сотрудником
Определите количество рабочих часов в день или неделю, укажите временной промежуток, в течение которого сотрудник должен находиться на связи и выполнять задания. Это станет официальным графиком его рабочего времени.
Пример формулировки:
— Рабочая неделя длится 40 часов. График работы: с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00 по московскому времени, с одним часом перерыва на обед. Сотрудник обязуется быть доступным в этот период через определенный корпоративный мессенджер и оперативно реагировать на запросы в течение 30 минут.
Также зафиксируйте размер заработной платы сотрудника. Важно помнить, что зарплата удаленных работников не должна уменьшаться лишь потому, что они работают дистанционно (основание: ст. 312.5 ТК РФ).
Опишите, какими программами и оборудованием будет пользоваться сотрудник, а также кто обеспечивает ими работника. Если сотруднику положены компенсации затрат, например, на интернет или мобильный телефон, обязательно пропишите порядок выплаты компенсаций.
Пример формулировки:
— Сотрудник пользуется собственным компьютером, при этом работодатель дает доступ к внутренней CRM-системе. Компания компенсирует расходы на интернет в сумме 1 тыс. рублей каждый месяц. Затраты на мобильную связь оплачиваются после предоставления подтверждающих документов, максимум 500 рублей в месяц.
Подробно опишите процесс взаимодействия сотрудника с руководителем и частоту отчетности о выполнении поставленных задач. Например, обсуждение текущих вопросов может происходить каждую пятницу в 16:00 через видеоконференцию в сервисе Zoom, а экстренные ситуации решать оперативно через Telegram-мессенджер.
Отметьте место подписания договора. Обычно оно соответствует адресу юридического лица. Если сотрудник пожелает получить оригинал документа по почте, работодатель обязан направить его в течение трех дней с момента обращения.
Определите обстоятельства, при которых трудовой договор подлежит расторжению. Обычно прописывают условие, что любая сторона вправе инициировать расторжение договора, предупредив вторую сторону минимум за две недели.
Для удаленных сотрудников дополнительно можно предусмотреть положение о праве работодателя прекратить действие договора без выплат компенсации, если сотрудник игнорирует попытки связаться с ним в течение двух суток подряд.
Текст подготовлен по материалам портала «Мой бизнес»