Правильный финансовый учет и планирование будут полезны не только предпринимателям, которые только открыли свой бизнес. Такая необходимость может возникнуть даже в давно действующих компаниях, где собственник хочет масштабироваться и увеличивать прибыль, а также в компаниях, нуждающихся в систематизации финансовых процессов.
Этапы развития финансового учета и планирования в бизнесе
1. План по открытию / масштабированию своего дела
2. Учет финансов
3. Постановка целей
4. Контроль достижения планов
5. Разработка нескольких видов планов: стратегического, оперативного, пессимистического, оптимистического и оптимального.
«Если вы пропустили некоторые из этих этапов, то ваша компания не растет или растет более медленными темпами. Возникает хаос и отсутствие прозрачности. Мы сталкиваемся с этим регулярно, когда приходим в компанию, в которой не было учета. И видим в этих компаниях воровство, продажи проходят без документов, и в учете не появляются. Если у вас нет прозрачности, то у вас падает стратегия бизнеса, вы не знаете, что продавать и какая прибыль будет в следующем месяце», — объяснила Ирина Кокшарова.
Одной из проблем, вытекающих из неправильной финансовой стратегии, эксперт назвала отсутствие денег на налоги. Помимо этого, отмечает Ирина Кокшарова, компания становится неустойчивой и не понимает, как расти.
При этом, добавила эксперт, директор компании должен понимать все процессы в каждой сфере деятельности собственной компании. Если нет понимания принципа работы, то учеты не принесут пользы.
Кто в компании занимается учетом:
1. Сам собственник (только на старте бизнеса)
2. Помощник/ассистент руководителя (но только, если он разбирается в финучетах)
3. Бухгалтер, который согласен совмещать обязанности бухгалтера и финансиста
4. Финансист, в том числе на аутсорсе
5. Финансовый директор, в том числе на аутсорсе
6. Финансовая служба во главе с финансовым директором
Существуют разные виды учетов, которые позволяют систематизировать и просчитать те или иные процессы. Как правило, именно эти отчеты могут ответить на основные вопросы, которыми задается каждый предприниматель .
Три главных вопроса предпринимателя и отчеты, которые помогут на них ответить:
- Сколько я заработал? – ОДР (отчет доходов и расходов)
- Хватит ли денег, чтобы рассчитаться по обязательствам? – ОДДС (отчет движения денежных средств)
- Где деньги? – Баланс
Если вы хотите не просто систематизировать свои расходы и доходы, но и увеличить прибыль, есть ряд основных правил, которые в этом помогут:
1. Выделить конкретное направление деятельности вашего бизнеса
2. Собрать фактическую финансовую модель за весь год. ОДР, ОДДС и Баланс
3. Проанализировать финансовые результаты, найти сильные и слабые стороны и ключевые параметры, с помощью которых можно улучшить результаты.
4. Разработать финансовую модель на следующий год для достижения финансовой цели, включить в нее ключевые параметры, которые можно изменять, моделируя разные сценарии.
5. Смоделировать несколько сценариев развития – оптимистичный, пессимистичный, реалистичный и выбрать оптимальный.
Как подчеркнула Ирина Кокшарова, внедрение правил финансового планирования позволяет увеличить прибыль в несколько раз с вероятностью в 90-100%.
Для эффективного управления финансами компании эксперт советует считать финансовый результат отдельно:
— по направлению деятельности
— по отдельным розничным точкам
— по видам продукции
— по каналам продаж
— по типам клиентов
— по регионам
— по проектам
Когда определено каждое направление деятельности, нужно сформировать формулу прибыли бизнеса.
«У вас есть выручка каждого направления, у вас есть прямые затраты по каждому из них, есть маржа и есть общая маржа компании, которая складывается из них. Можно посчитать маржу каждого направления и увидеть, сколько приносит каждая. Это все складывается и вычитаются общие затраты компании, которые нельзя никуда отнести, это общефирменные затраты такие как зарплаты и аренда», — рассказала финансист.
Для того чтобы сформировать отчет о доходах и расходах сначала формируются доходы и расходы по направлениям, собирается отдельно выручка, себестоимость и маржа.
Отчет о доходах и расходах помогает просчитать и увидеть:
1. Какая группа товаров больше всего приносит доходов
2. Какая максимальная/минимальная рентабельность
3. Можно ли повысить рентабельность
4. Какое направление приносит больше всего маржи
5. Как меняется финансовая деятельность в течение года, от чего стоит отказаться
Таким образом, можно понять какое направление деятельности компании самое прибыльное.
«Маржа важнее общего дохода. У одного направления выручка может быть 1,5 млн рублей, а у другого 4 млн рублей, но если вы начнете просчитывать маржу, то увидите, что у первого маржа 1 млн рублей, а у второго 400 тыс. рублей», — пояснила Ирина Кокшарова.
Затем к расчетам добавляются косвенные расходы, формируется свободный отчет о доходах и расходах. Здесь нужно рассчитать, куда эта маржа тратится.
После того, как собраны все отчеты, есть понимание прибыли, следует считать показатель рентабельности. Это прибыль, поделенная на выручку.
Один из следующих видов отчетов это сводный отчет, с его помощью можно:
1. Понять, какая доля общей маржи тратится на косвенные расходы
2. Сколько составляет доля косвенных расходов в общей структуре расходов
3. Проанализировать общую прибыль и рентабельность компании
4. Провести сравнение с целевой (желаемой) прибылью, среднеотраслевой и с конкурентами
5. Посмотреть, как изменяются финансы в течение год, от каких расходов можно отказаться и как увеличить выручку
Еще один необходимый отчет, который нужно вести в компании, это отчет о движении денежных средств.
«Отчет о движении денежных средств визуально похож на отчет о доходах и расходах, но это не одно и то же. В отчете расходов и доходов мы собираем данные по выручке и по расходам. Выручка — это выполненные обязательства и продажи, которые вы заключили расходы те, которые вы реально совершили. Отчет о движении денежных средств это то, как все выразилось в деньгах, сколько вам пришло денег от покупателя и сколько вы заплатили», — прокомментировала эксперт.
Итак, отчет о движении денежных средств нужен для того, чтобы:
1. Увидеть кассовые разрывы.
2. Сравнить поступления денежных средств от покупателей с выручкой из БДР (бюджет доходов и расходов) – насколько они сопоставимы
Управленческий баланс – один из самых главных финансовых отчетов для собственника и руководителя. Он составляется на определенную дату и содержит, что имеет компания (активы) и за счет каких источников (пассивы). Этот отчет покажет:
— Сколько денег в бизнесе, и в каких они активах.
— Кому принадлежит бизнес – собственнику или кредиторам. Соотношение собственных и заемных средств.
— Растет ли бизнес в динамике изменений показателей.
Однако для того, чтобы вести все отчеты правильно и так, чтобы они приносили пользу и структурировали финансовую деятельность компании, нужно знать важные принципы по их ведению:
1. Все отчеты надо собирать помесячно за весь год.
2. Обязательно вести колонки ИТОГО.
3. Можно добавлять для сравнения данные прошлых лет.
4. Если год еще не закончен, смоделируйте прогноз до конца года.
5. Выведите колонку «среднее значение» – посмотрите среднемесячные значения всех показателей.
6. Все три бюджета собрать в одном месте – в одном файле.
7. Сделать по всем отчетам анализ, выводы и рекомендации в письменном виде.
Анастасия Матевосова