Организация мероприятий — действенныйинструмент продвижения бизнеса, помогающий укреплять бренд, привлекать новых клиентов и устанавливать полезные деловые связи.
Проведение мероприятий требует тщательной подготовки, продуманности каждого этапа и внимания к деталям. Организатор мероприятий, коуч и бизнес-тренер Дарья Гожая в рамках вебинара от «Мой Бизнес» рассказала, как предпринимателю распланировать и провести мероприятие, которое поможет выделиться на фоне конкурентов, продемонстрировать свои достижения и привлечь внимание целевой аудитории.
Цель определяет тему
Планирование мероприятий начинается с определения его темы, ее важно четко обозначить и проработать до мельчайших подробностей, говорит Дарья Гожая.
«Мероприятие обязательно должно резонировать с интересами аудитории бизнеса. Иначе клиенты просто проигнорируют приглашение», — пояснила эксперт.
Она также рекомендует анализировать актуальные запросы пользователей с помощью сервиса Яндекс.Вордстат, позволяющего оценить популярность различных направлений и выявить наиболее востребованные темы.
Обозначить аудиторию
Второй шаг — определить целевую аудиторию, чтобы обеспечить эффективную коммуникацию и максимальную вовлеченность участников.
Для глубокого понимания потребностей аудитории эксперт советует регулярно проводить опросы, выявляя интересы потенциальных посетителей:
«Спрашивайте прямо: „Что бы вы хотели видеть или слышать на нашем мероприятии? Возможно, пригласить интересных спикеров или экспертов, близких вашему направлению?“», — советует Дарья Гожая.
Особое внимание она рекомендует уделить действующим клиентам, уточнив заранее их ожидания относительно формата и содержания мероприятия. Проявление такой заботы укрепит их лояльность к бренду и положительно скажется на репутации компании.
Выбор формата
Дарья Гожая подчеркнула, что правильный выбор формата мероприятия напрямую определяется поставленными целями. Она отметила, что формат включает не только сам способ проведения события, но и такие важные аспекты, как число участников, организационные моменты и условия оплаты участия.
«Определившись с целью мероприятия, его темой, масштабом и количеством участников, вы переходите к следующему важному этапу — составлению плана действий и расчету необходимого бюджета», — продолжила эксперт.
Планирование и подсчет бюджета
Дарья Гожая подчеркнула, что основа грамотного форсирования бюджета заключается в составлении подробного плана мероприятия и перечислении всех затрат, связанных с ним. Эксперт обратила внимание, что в бюджете необходимо учитывать все: начиная, от расходов на аренду площадки, техническое оснащение, организацию питания, заканчивая тратами на такие мелочи, как канцелярия.
Дарья Гожая подчеркнула, что только тщательный подход гарантирует отсутствие неожиданных расходов и успешное проведение события.
«Если у вас планируется раздаточный материал: листовки, визитки, рабочие тетради, ручки, блокноты, расходы на них так же учитываются. Вы фиксируете абсолютно каждый элемент будущих затрат еще до публичного анонса мероприятия. Зачем это нужно? Для точного расчета финальной стоимости всего проекта», — сказала эксперт.
Организация и продвижение мероприятия
После определения точки безубыточности наступает этап непосредственной подготовки и продвижения мероприятия. Ключевыми действиями являются следующие шаги:
– Выбор и аренда площадки. Прежде чем подписать договор аренды, обязательно посетите площадку лично, убедитесь в ее удобстве и соответствию требованиям. Важно иметь один-два резервных варианта на случай непредвиденных обстоятельств.
«У вас должно быть как минимум 2-3 варианта на замену, потому что может случиться все что угодно, вплоть до того, что у площадки за 2 недели сломается оборудование. Поэтому у вас всегда в копилочке должен быть кто-то, кого вы можете в любой момент поставить на замену», — сказала Дарья Гожая.
— Регистрация гостей. Необходимо детально продумать процесс регистрации участников: каким образом гости смогут приобрести билет (при платном участии) или зарегистрироваться (при бесплатном событии). Удобный и понятный механизм регистрации повышает уровень удовлетворенности гостей и облегчает контроль количества присутствующих.
Продвигать мероприятие Дарья Гожая рекомендует через социальные сети, рассылки, партнеров.
Правила проведения мероприятия
— Встреча гостей
У входа обязательно должен находиться сотрудник или волонтер, даже если мероприятие небольшое. Этот человек приветствует гостей, рассказывает о расположении зон отдыха, напитков, гардероба и санузлов.
Дарья Гожая подчеркивает значимость присутствия такого сотрудника. «Встречающий помогает гостям быстрее освоиться и почувствовать комфорт», — отметила эксперт.
Также она напомнила о значимости раздаточных материалов — пробников продуктов, информационных буклетов, чек-листов и другой печатной продукции. Новый гость непременно захочет забрать с собой сувенир или полезную информацию. «Гость уходит довольным, если чувствует внимание организаторов и получает полезный подарок», — подчеркнула Дарья Гожая.
— Основная программа
Главный фактор успешного мероприятия — предварительный прогон программы непосредственно на площадке. Репетицию вне основного места проведения лучше исключить.
«Даже опытные участники могут растеряться перед новой сценой, декорациями или оборудованием. Прогон минимизирует риски и снижает вероятность неприятных сюрпризов», — предупредила эксперт.
Особое внимание она посоветовала уделить техническим моментам, включая демонстрацию презентаций. Оборудование важно протестировать заранее, чтобы избежать проблем во время выступления спикеров.
— Работа со спикерами
Организаторы имеют полное право установить ряд требований к выступающим специалистам. Например, предоставление презентации заранее и размещение контактных данных в финале выступления.
«Зрители часто хотят продолжить общение с экспертом, задать дополнительные вопросы. Наличие контактной информации упрощает взаимодействие», — добавила Дарья Гожая.
— Завершение мероприятия
Завершая мероприятие, полезно анонсировать следующее событие или выпуск нового продукта. Такой ход, отмечает эксперт, подогревает интерес публики и создает позитивное впечатление о бренде.
«Анонс следующего мероприятия вызывает положительные эмоции и формирует чувство принадлежности к сообществу», — делится опытом Дарья Гожая.
Обратная связь
После окончания мероприятия крайне важно собрать обратную связь от участников, добавила Дарья Гожая. Мнения посетителей помогут понять сильные и слабые стороны события, позволят взглянуть на ситуацию глазами гостя и выявить зоны роста. Получение искренних отзывов критически важно для совершенствования дальнейшей деятельности и повышения качества последующих мероприятий.
Если на мероприятии работал профессиональный фотограф или видеограф, Дарья Гожая рекомендует опубликовать снимки и видеозаписи в соцсетях и отправить материалы участникам, например, в чате мероприятия.
«Разместите фотографии, сделайте рассылку участникам и попросите отметить аккаунт вашего бизнеса, если они решат поделиться контентом в своих личных профилях. Это отличный способ увеличить охват и привлечь новую аудиторию», —подчеркнула эксперт.
В заключение Дарья Гожая настоятельно рекомендовала выразить благодарность каждому участнику мероприятия, партнерам и помощникам, отметив, что без их поддержки и вклада достичь поставленных целей было бы невозможно.
Диана Клейн