Владелец малого бизнеса в России — это человек-оркестр. Он сам общается с налоговой службой, договаривается с арендодателем, тестирует новые каналы привлечения клиентов и постоянно живет в режиме «тушения пожаров». В таком ритме времени на стратегическое развитие и долгосрочное планирование просто не остается.
«Деловая газета.Юг» узнала у экспертов, какие принципы тайм-менеджмента помогут предпринимателю вырваться из операционной рутины и найти время на развитие компании.
«Ловушки времени»
Часто проблема нехватки времени у руководителей МСП связана не столько с личной неорганизованностью, сколько с вынужденным совмещением ролей, считает тренер НЛП специализированных программ, консультант, кандидат психологических наук Жанна Сорокина.
«Например, руководитель пытается одновременно контролировать продажи, проверять договор и отвечать в чатах. Каждое переключение стоит до 20 минут на восстановление фокуса, что выматывает сильнее физической работы. Например, желание лично проверить каждый отчет и поправить его за сотрудником приводит к тому, что руководитель выполняет работу персонала, оставляя стратегические задачи “на потом”»,— сказала Жанна Сорокина.
Чтобы избегать такой ловушки, эксперт предлагает ввести правило «Тихого понедельника» — выделять время на развитие и планирование в первой половине дня.
В списке «пожирателей» времени она также назвала хаос в финансовых и юридических вопросах, который возникает там, где нет единых и понятных правил игры. Например, когда финансы ведутся «в голове» или на бумаге, а не автоматизированы, это приводит к ошибкам в отчетности, штрафам и необходимости переделывать работу. Решением станет стандартизация процессов и внедрение регламентов.
Еще одна проблема — размытые зоны ответственности и отсутствие четкого разделения труда. Это порождает трудности в коммуникации и несогласованность, из-за чего задачи приходится переделывать.
Все это приводит к работе на износ, отсутствию у руководителя системного отдыха и резкому снижению производительности. «Когда работа “с утра до ночи” становится нормой, мозг не успевает восстанавливаться, что приводит к замедлению принятия решений и ощущению постоянной усталости»,— объяснила Жанна Сорокина.
Как отмечает эксперт, стандартные методы тайм-менеджмента (матрица Эйзенхауэра, метод Помодоро, жесткое планирование) часто не работают у руководителей малого и среднего бизнеса в России, поскольку не учитывают неопределенность, многозадачность и ограниченность ресурсов российских МСП.
По ее мнению, в российской реальности спасает не скорость, а системность. Если предприниматель перестал успевать, это может говорить о том, что бизнес перерос старые методы управления.
«Самый дорогой ресурс руководителя МСП — это чистая голова для нестандартного решения. Если тонете в текучке, наймите исполнителя. Если денег нет, поднимите цены на 10% именно сегодня, это даст вам час свободного времени на неделе»,— посоветовала Жанна Сорокина.
Глеб Архангельский, ведущий российский эксперт в области тайм-менеджмента, автор бестселлера «Тайм-драйв»
Главная проблема многозадачного владельца — это хаос в коммуникациях. Вместо системы у многих работает принцип «кто громче крикнул, того вопрос и решаем». Спасательный круг здесь — жесткий бизнес-ритм. Это не бюрократия, это броня от выгорания. Когда у бизнеса появляется предсказуемый ритм (как биение сердца), у собственника появляются «окна тишины». В эти окна он наконец может заниматься развитием, а не тушением вечных пожаров.
Еще одна ловушка собственника — путать выручку с чистой прибылью. Погоня за оборотами в ущерб личному доходу — бич малого бизнеса. Прежде чем хвататься за новые роли, ответьте на вопрос: сколько вы реально забираете из бизнеса «на карман»?
Подсчитайте, сколько живых денег вы лично забрали из бизнеса за прошлый год. Сравните это с тем, сколько вы в него вложили. Часто оказывается, что «успешный предприниматель» работает в минус или в ноль, просто финансируя свое же «хобби» под названием «бизнес». Это главный отрезвляющий инструмент. Перестаньте себя обманывать «реинвестициями» и «оборотом».
Вы не сможете делегировать, пока не узнаете цену своего времени. Формула проста: чистый годовой доход, разделенный на количество рабочих часов (можете взять среднестатистические 2000 рабочих часов в год). Как только вы поймете, что час вашей работы стоит, условно говоря, 5 тыс. рублей, вы перестанете сами настраивать факс или спорить с бухгалтером из-за 500 рублей. Водитель, личный помощник/бизнес-ассистент (хотя бы на удаленке) или аутсорсинг клининга перестают быть роскошью — они становятся экономически выгодной покупкой времени.
В малом бизнесе тайм-менеджмент — это не про то, как успевать больше. Это про то, как вовремя остановиться и спросить себя: «Зачем я делаю эту работу сам? И кому я могу за деньги делегировать эту работу, создающую мало добавленной стоимости, чтобы самому заняться работой, создающей больше добавленной стоимости?» Только точные цифры стоимости вашего времени и личной прибыли, реально забираемой из бизнеса, дают на это честный ответ.
Три правила эффективности для руководителя малого бизнеса
В условиях малого бизнеса жизненно необходимо внедрить три простых, но железных правила:
1. Регулярность вместо стихийности. Совещания по ключевым направлениям (продажи, производство, финансы) должны проходить в одно и то же время, в один и тот же день недели, с одним и тем же составом. Сотрудники и партнеры должны знать: «понедельник, 10:00 — общая планерка руководителей, среда, 15:00 — разбор маркетинга» и т. п. Это дисциплинирует не только команду, но и вас самих.
2. Повестка и протокол — закон. У каждого совещания должен быть заранее известный список вопросов, отсортированный по приоритетам (сверху вниз — от важного к второстепенному). А после встречи — протокол с закреплением ответственных и сроков. Без протокола совещание считается несостоявшимся. Это убивает главного вора времени — пустые разговоры «ни о чем».
3. Тотальный запрет на «подойти на минуту». Самая дорогая минута в бизнесе — та, когда владельца отрывают от стратегии вопросом о том, что нужно срочно оплатить визитки к выставке (потому что не озаботились визитками заранее). Все оперативные вопросы идут через систему (задачи в таск-трекере или чатах), а не через «дерганье за рукав». Если вопрос нельзя решить без вас, он попадает в повестку ближайшего регулярного совещания.
Артем Слетков
