Онлайн-кассы для многих предпринимателей — техника новая. Крупные компании установили их кассы еще в 2017, но переход малого бизнеса на работу с таким оборудованием закончился только в этом году.
С такими кассами возникают сложности, как и при использовании любой другой техники. Только в этом случае ошибка может повлечь за собой пристальное внимание налоговой, предупреждения, штрафы и приостановку деятельности.
Если изучить статистику, поисковые запросы у пользователей онлайн-касс любых брендов примерно одинаковые. В ТОП 5 проблемных входят темы по активации кассы и проведению кассовых операций, по подключению дополнительного оборудования и программным ошибкам. В этом году значительно выросло количество запросов по учету товаров.
С популярными проблемами и решениями, которые помогут предотвратить неприятные последствия, помогает разбираться директор по продуктам МТС Кассы Сергей Музыкантов.
Активация и настройка кассы
Активация кассы — это сложный процесс, в котором задействовано несколько инстанций. Чтобы начать работу, по требованиям 54-ФЗ кассу необходимо зарегистрировать в налоговой, подключить к ОФД (оператору фискальных данных) и провести настройку оборудования. Если регистрация проходит онлайн, понадобится еще и электронная подпись.
При активации кассы важно соблюдать порядок действий. «Шаг влево, шаг вправо» приведут к неприятным последствиям, а иногда и к дополнительным тратам. Например, если при регистрации ККТ в ФНС неправильно ввести 20-значный номер фискального накопителя (ФН), придется покупать новый.
Настройка кассы включает в себя ввод параметров, необходимых для формирования чека по правилам 54-ФЗ: информации о магазине, налоговом режиме, сотрудниках и т.п. Еще есть отдельные требования к оформлению фискальных документов. Поэтому нужно правильно указать все необходимые реквизиты для кассовых чеков. Нюанс в том, что для некоторых видов деятельности есть индивидуальные параметры, например:
при продаже маркированных товаров нужно, чтобы в чек подтягивался код маркировки.
платежные агенты должны указывать размер вознаграждения, которое они получают и свои контакты;
у перевозчиков обязательны название и номер транспорта;
Следующий обязательный шаг — ввод номенклатуры товаров или услуг, так как в чеке, согласно закону, у каждого купленного продукта должны быть название, количество, цена. Предпринимателю важно научиться работать с базой товаров в кассовом аппарате, чтобы не обращаться каждый раз к специалистам.
Непростая процедура активации и высокая цена ошибки пугает предпринимателей и вызывает много вопросов.
Рекомендация: Если не хотите тратить время на то, чтобы разбираться во всех тонкостях этой непростой задачи, я бы порекомендовал обратиться к специалистам. Как показывает наша практика, так быстрее и надежнее. Услугу можно получить практически у всех продавцов онлайн-касс.
Есть требования к кассовой дисциплине, установленные законодательством, поэтому предприниматели, которые только установили кассу, интересуются ответами на вопросы:
Как открыть и закрыть смену?
Как правильно сформировать кассовый чек, если ты обслуживаешь клиентов не в магазине, а, например, в ломбарде или пункте приема вторсырья?
Как отправить электронный чек?
Когда и как оформлять чек коррекции?
Как проводить возвраты товаров?
Обычно ответственные продавцы онлайн-касс проводят обучение для кассиров. Однако подобные вопросы появляются даже у тех, кто его прошел. Это нормально. Ведь усвоить сразу всю информацию довольно-таки сложно, особенно начинающим. Поэтому очень важны наглядные инструкции от разработчика кассовой техники.
Рекомендация: Было бы неплохо, чтобы у вашего кассира всегда под рукой была памятка по основным кассовым операциям, в которой пошагово со скриншотами показано, как правильно сделать, например, отмену или провести возврат. Это удобнее, чем в нужный момент искать инструкцию на сайте. Мы для пользователей МТС Кассы сделали такую памятку и опубликовали на сайте в версии для печати.
Подключение дополнительного оборудования
Не все предприниматели, когда покупают кассу, задумываются о том, что им понадобятся эквайринг, сканер, весы, денежный ящик и принтер для печати этикеток.
Например, без сканера не получится продавать маркированные товары. Также он удобен тем, у кого в ассортименте больше ста позиций и возникает очередь из покупателей, например, в часы пик.
Что касается эквайринга, без него сейчас сложно обойтись, так как большинство покупателей (74% по данным опроса Банка России за 2020 год) предпочитают рассчитываться картами. Однако начинающих бизнесменов на старте зачастую останавливает цена вопроса и необходимость в дальнейшем выплачивать высокую комиссию банку. Но поработав несколько месяцев, предприниматели все-таки возвращаются к теме установки эквайринга. Начинают искать подходящий банк-эквайер и пытаются подключить к своей кассовой технике предложенный терминал. Количество моделей банковского оборудования, с которым совместима та или иная модель кассы, как правило ограничено. Отсюда и могут возникать проблемы. Поэтому вопрос интеграций лучше выяснить в самом начале пути.
Рекомендации: Сэкономить на эквайринге и обойтись без подключения банковского терминала поможет альтернативный способ приема безналичной оплаты — Система быстрых платежей (СБП). Оплата принимается по QR-коду непосредственно на самой кассе, а комиссия существенно ниже (0,4 — 0,7%), до конца 2021 года — 0%.
Ошибки при работе на кассе
Во время работы на кассе могут возникать ошибки. Условно их можно разделить на 4 группы.
1. Нестабильный интернет
Когда в торговой точке проблемы с интернетом, кассиры сталкиваются с такими проблемами:
В ОФД не уходят чеки, а также коды Datamatrix с маркированных товаров.
Не получается принять оплату картами.
Нет связи с ЕГАИС, а это грозит проблемами с реализацией алкоголя — его в этом случае продавать можно будет только три дня Не передаются данные в товароучетную программу.
Как правило современные онлайн-кассы поддерживают несколько видов интернет-связи, выберите самый надежный и пользуйтесь им. Например, когда подводит Wi-Fi, подключите проводной или мобильный интернет.
Рекомендация: Если вы заранее знаете, что в вашей торговой точке перебои с интернетом, выбирайте кассу, которая работает офлайн — выдает чеки без интернета и автоматически отправляет данные в ОФД при появлении связи. Такое решение подойдет только если вы не продаете алкоголь.
2. Не отправляются чеки в ОФД
О том, что чеки не передаются в ОФД (оператору фискальных данных), видно в отчете о закрытии смены. Основные причины неотправки:
Перебои с интернетом в торговой точке.
Не продлен договор с ОФД.
Закончился срок действия фискального накопителя (ФН).
Со связью мы разобрались ранее. Поговорим про ОФД и ФН .
Вам придется отслеживать срок действия договора с ОФД и срок службы ФН самостоятельно, чтобы не пропустить эти даты. Для ОФД обычно это один или три года, а для ФН 15 месяцев или три года. Зафиксируйте даты в календаре с напоминалкой примерно за месяц до ожидаемых дат. Про окончание сроков вам, конечно, могут напомнить те, кто регистрировал вашу кассу. Например, МТС Касса практикует это для своих пользователей. Но на это уповать не стоит, ведь так делают не все продавцы касс. А пострадает в первую очередь ваш бизнес.
Проблема с ФН зачастую заключается еще и в том, что не все пользователи знают об ограниченном объеме его памяти, и что закончиться она может раньше заявленного срока службы. Тут придется самостоятельно прикинуть, какое количество чеков вы выбиваете в месяц и хватит ли объема вашего ФН до конца срока его службы.
Кстати, подсмотреть всю необходимую информацию по ОФД и ФН вы можете в личном кабинете ОФД.
Рекомендация: Когда срок службы или память накопителя закончатся, поменяйте ФН и перерегистрируйте кассу в налоговой. Не забывайте хранить накопитель в течение 5 лет на случай налоговой проверки.
3. Не получается войти в личный кабинет ОФД
В личном кабинете ОФД можно отслеживать состояние всех касс, подключенных к одному оператору, были ли проблемы с передачей данных, срок замены ФН. А также проверить, в каком виде фискальные документы были отправлены в налоговую. Обычно пользователи не могут открыть личный кабинет, так как не помнят логин и пароль.
Рекомендация: Посмотрите, какой email указан в договоре. В этом электронном ящике найдите письмо со ссылкой на ваш кабинет. Если вы не помните пароль, обратитесь в техподдержку оператора и подготовьте документы, например, карточку регистрации ККТ, чтобы подтвердить, что вы — владелец кассы.
4. Не проходят продажи по банковским картам
Обычно принять оплату картами не получается из-за того, что неверно выполнены настройки при подключении терминала эквайринга к кассе.
Рекомендации: Прежде всего проверьте, не отсоединился ли терминал от кассы, и включен ли Bluetooth при беспроводном подключении, а также оцените стабильность интернета. Если все в порядке, а проблема остается, обращайтесь в техподдержку. Например, если ваш терминал интегрирован с кассой МТС, то обращаться вы можете напрямую в нашу кассовую поддержку.
Вопросы о программах для товарного учета мы встречаем всё чаще. Это связано с тем, что такие сервисы позволяют предпринимателям больше не заморачиваться с тетрадями и таблицами Excel, чтобы свести приход—расход—остаток.
Очень удобно, когда товароучетная программа интегрирована с кассой. Весь учет в этом случае максимально автоматизирован. Предприниматель без ручных подсчетов видит, какие остатки у него есть в магазине, и какую выручку он получил за смену. Инвентаризация перестает доставлять сложности.
Рекомендации: Чтобы избежать трудностей с подключением товароучетной программы с кассой, удобнее приобрести кассовую технику уже со встроенным товарным учетом или подбирать учетный сервис среди тех, с которыми есть интеграция. Кстати, использовать товароучетные программы лучше сразу, при открытии бизнеса, а не ждать, когда расширится ассортимент. Это позволит избежать в будущем лишней работы на ввод данных.