Система налогообложения УСН «Доходы минус расходы» дает право уплатить налог лишь с чистой прибыли — разница между выручкой и обоснованными затратами. Часто сложности возникают именно с учетом расходов: неверно учтенные траты приводят к завышению налогов или конфликтам с контролирующими органами.
При выборе УСН расчет налога производится на основе разницы между доходами и расходами. Доходы учитываются по кассовому принципу, то есть фиксируются на дату поступления денежных средств. Расходы учитываются также по факту оплаты, но только при соблюдении установленных требований.
Немаловажно, что такой режим позволяет уменьшить налогооблагаемую базу только на сумму расходов, которые экономически оправданы, подтверждены документально и прямо предусмотрены Налоговым кодексом РФ.
Наиболее распространенными расходами, учитываемыми при расчете налога на УСН, являются затраты на покупку товаров, сырья и материалов, оплата аренды помещений, коммунальных услуг, связи и интернета, выплаты заработной платы работникам и уплату страховых взносов, приобретение и обслуживание оборудования, а также оплата услуг сторонних подрядчиков и исполнителей.
До 2026 года перечень расходов по УСН «Доходы минус расходы», был закрытым и строго определялся в статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Хотя список расходов достаточно разнообразен, на деле у бизнеса часто возникали дополнительные расходы, которые фактически были связаны с деятельностью и способствовали получению прибыли, но формально не были указаны в этом списке. Например, расходы на маркетинговые услуги, пользование платными онлайн-сервисами вроде CRM или онлайн-бухгалтерии, а также подписка на специализированные сервисы. Даже при наличии правильно оформленных документов такие расходы не могли быть учтены при расчете налоговой базы.
С 2026 года подход к учету расходов на УСН «Доходы минус расходы» меняется. Вместо строго ограниченного списка появится возможность учитывать любые затраты, связанные с предпринимательской деятельностью, при условии их экономической оправданности и надлежащего документального подтверждения. Это изменение дает бизнесу больше возможностей законного уменьшения налоговой базы и делает режим более гибким для бизнеса с нематериальными и сервисными расходами.
В то же время ключевые требования к расходам остаются неизменными. Недостаточно простого факта произведенного расхода — для включения в уменьшение налоговой базы затраты должны соответствовать ряду обязательных условий:
• Экономическая обоснованность: расходы должны быть неразрывно связаны с предпринимательской деятельностью и разумны по своему размеру и характеру.
• Документарное подтверждение: у предпринимателя или организации должны быть первичные документы, подтверждающие факт осуществления расходов (договоры, акты, накладные, счета, платежные поручения). Обязательным условием является ведение Книги учета доходов и расходов (КУДиР), в которой отражаются все поступления и платежи.
• Расход принимается к учету только после фактической оплаты. Если товар получен или услуга оказана, но оплата еще не произведена, оснований для уменьшения налоговой базы не возникает.
Предпринимателям также стоит учесть, что при УСН «Доходы минус расходы» предусмотрен минимальный налог. Если по итогам расчетов сумма налога оказывается меньше установленного минимума, то уплате подлежит минимальный налог.
Налоговая служба вправе оспорить уменьшение налоговой базы, если сочтет расходы необоснованными, не связанными с деятельностью или формальными. Особое внимание уделяется нетипичным расходам, крупным суммам без подробных объяснений и операциям с взаимозависимыми лицами. В таких ситуациях предпринимателю необходимо быть готовым подтвердить деловую цели расходов и связь с получением прибыли.
Распространенными ошибками при уменьшении налоговой базы являются:
- Включение в расходы затрат без проверки их на соответствие требованиям налогового законодательства. Это может привести к доначислению налога и штрафам при проверке.
- Отсутствие или неправильное оформление первичных документов. Без корректно оформленных документов расходы не будут признаны налоговыми органами, даже при его обоснованности.
- Учет расходов до их фактической оплаты или неверное отражение дат операций, искажает налоговую базу в конкретном периоде.
Грамотный налоговый учет — это не просто формальная процедура, а важная часть финансового менеджмента бизнеса. Правильно организованная система учета позволяет оптимизировать налоги в рамках закона, сводя к минимуму риски конфликтов с налоговыми органами. Для эффективного учета часто необходим бухгалтер, а в связи с изменениями в законодательстве с 2026 года и снижением порога применения НДС на УСН, актуальность бухгалтерских услуг значительно возрастает.
Стоит взвешенно выбирать объект налогообложения, так как если доля расходов в бизнесе незначительная, то УСН «Доходы» может оказаться выгоднее.
Текст подготовлен на основе материала МСП.рф